急速に進むデジタル化。

その流れについていくために、企業の事務職員は一層の生産性向上や業務の効率化が求められます。業務の効率化を図るためには、現在抱える悩みや課題を『見える化』し、一つずつ解決していくことが必須です。

本記事では事務職が抱える5つの問題と、それを総合的に解決する2つのアイデアを紹介します。

現在の社内環境を改善したいと考えている企業さまは、ぜひご一読くださいませ。

事務作業でよくある5つの悩みとは？

事務職は、業務を円滑に進めるにあたってとても大切な仕事です。
それ故に仕事量が多かったり、取り扱う機密情報の保護に気を遣ったりと、気を張るシチュエーションが多くあるかと思います。

まずは事務作業で起こりやすい事例を挙げます。

1.仕事の量が多い</h4>

1つ目の悩みは、仕事量の多さです。
とくに繁忙期や、新たなプロジェクトが始めるときなどは定時内に上がれなくなることもしばしばあるかと思います。

日々こなさなければならない業務（ルーティンワーク）に加え、会議の資料作りや書類整理、ミスの訂正などのイレギュラー業務が加わると、思わず溜め息が出てしまうことは少なくありません。

2.スピードについていけない

2つ目の悩みは、業務スピードについていくのが難しいこと。
見積書や請求書の製作を、「今日中にお願い」と任せられることも多々あります。

ただ早くこなすだけでなく、書面の誤字・脱字チェック、数字の正確性を徹底しなければならないため、多大な集中力が必要になります。

3.コミュニケーションが円滑に進まない

3つ目の悩みはコミュニケーション問題も看過できない課題です。
上司や同僚、他部門との意見の違いや認識の齟齬があると、そこで業務が止まってしまいます。

またタスクの量が多いために、頼んだデータや資料を送ってもらえない、提出期限を守ってもらえないなどのトラブルも起きがちです。

4.案件ごとのタスク管理

最後の悩みは、案件毎のタスク管理の難しさです。抱える案件によって、納期や作業手順は違います。

メモ帳やExcelなどに進捗状況を都度書くのもよいですが、多忙時にはメモを紛失したり、進捗を書き忘れてしまったりする問題もあります。

事務作業を効率化する2つの方法

上記4つの悩みを解決することで、事務作業の効率化や生産性向上を目指せます。

解決策は多岐に渡りますが、本記事では「今すぐできる」「低コストで始められる」という点で、事務作業の効率化を行うためには、タスク管理と業務の仕組み化が重要です。

タスク管理のメリットは2つ。
・今日一日でやらなければいけない作業量が明確になること。
・タスクの優先順位がわかること。

上記が明確になることで、1つの作業にかけていられる時間がわかり、「次は何をすればいいのだろう」と悩む必要がありません。

2.法人向けクラウドストレージの導入

2つ目の解決策は、法人向けクラウドストレージサービスの導入です。

クラウドストレージとは、インターネット（オンライン）上にデータを保存し、任意のメンバーと共有できるサービスのことを指します。

パソコンごとの保存容量やフラッシュメモリと比べて大容量の格納が可能な点、および社内でのデータ共有が容易な点がメリットと言えるでしょう。

クラウドストレージを導入すれば、データ共有のために毎回席を立つ必要はありません。またデータの修正等の指示もデータファイルのコメント機能などで可能なため、聞き逃しや聞き忘れを防げます。

上記のメリットに加え、クラウドストレージは自社サーバーと違い管理や構築が容易。初期費用も安価なため、現在はクラウドストレージを導入する企業が増加傾向にあります。

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