クライアントへファイルを転送するとき、一般的にはメールのファイル添付機能を利用することが多いと思います。しかし、メールには添付可能ファイルの容量制限があります。

ファイル転送時には、オンラインストレージの利用が便利です。

オンラインストレージを活用すると、さまざまな理由で業務の生産性向上につながります。

そこでこの記事では、オンラインストレージの特徴や、状況に応じた利便性について紹介します。

パソコンやWebが得意ではない方にとってもわかりやすく、明日からすぐに業務改善を目指せるような記事内容となっていますので、ぜひご一読くださいませ。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、さまざまなデータをインターネット上に保存できるサービスのことです。一般的には「クラウドストレージ」とも呼ばれており、自社サーバーが不要で、かつ維持費が安価という点で導入する企業が増えています。

オンラインストレージは、無料のものから有料のものまであります。さらに有料版のなかでも、サービスの種類や容量や利用人数、利用用途によって課金額が異なるのが特徴です。

冒頭でも触れたPPAP問題（パスワード付きzipファイルのパスワードを別メールで送信する問題）も、現在でこそ有用性がないと言われていますが、もとは企業が情報漏洩リスクに備え、セキュリティ対策のために編み出した方法でした。

このように、ほとんどの企業がデータの機密性に対して鋭敏になっており、できるかぎり安全にやりとりしたいと考えていると思います。

メールやファイル転送に役立つオンラインストレージの魅力とは？

オンラインストレージであれば、データの機密性保護対策も容易です。
データをメールで共有する方法は、そのデータの保存先URLを共有するというもの。

“URL共有だけ”と聞くと、一見「むしろ危険では？」と感じるかもしれません。

しかしオンラインストレージ最大の特徴には、「管理人が許可した人しか閲覧できない」というものがあるのです。

そのためメールでファイルを転送するよりもずっと、データの保護が簡単なのですね。

またオンラインストレージは、リアルタイムでのデータ共有が可能です。たとえば、メールで送信したデータの不備に気が付いたとしましょう。

その際、解凍前のデータを修正し、再度圧縮し、お詫びとともに再送信しなければなりませんね。これでは手間がかかってしまいます。

ですが、オンラインストレージでのリアルタイム共有ならそれも簡単。
データを上書きし、メールで一言「〇時〇分にデータを上書きしました」と添えるだけでOKです。

データを圧縮する必要がない点も、オンラインストレージの魅力ですね。
現在はテレワーク化が進み、仕事でタブレット端末やスマートフォン端末を利用する方も増えていることと思います。

それらの小型端末でパスワード付き圧縮ファイルを閲覧する場合、専用アプリの取得などの難しい操作が必要になります。

オンラインストレージであれば、それらの手間もありません。

今回紹介したオンラインストレージの魅力をまとめると下記の通りになります。

1.データのセキュリティ対策が容易
2.リアルタイムでデータ共有が可能
3.圧縮不要でどこでも閲覧可能

オンラインストレージは無料と有料のどちらを使うべきか？

オンラインストレージには無料のサービスと有料サービスとがあります。果たしてどちらがおすすめなのでしょうか？

ここでは、下記の理由からやはり有料版をおすすめします。

無料版は確かに、コスト無しで利用できる点は魅力的です。しかし、情報の安全性や健全性が求められる企業・ビジネスシーンでは、コスト以上にセキュリティ強度が重要です。

有料版のものは、それだけ運営元の管理保守が徹底されており、安全に利用できるものが多くあります。

それに加え、用途や使用予定容量に合わせたプランや容量を選びやすいので、長期運用でもストレスがありません。

企業規模に合わせたオンラインストレージの導入

一口でオンラインストレージと言っても、サービスは実に多岐に渡ります。

そのためオンラインストレージ選びでは、自社に最適なものを発見できるかどうかが重要になってきます。

できれば、無料試用期間があるものだと安心です。

クラウド型ネットワークストレージサービス「Web-Luck」には、無料トライアル期間が設定されています。

無料トライアル中でも、有料版と相違ないセキュリティレベルでデータを管理できるので、安心してご利用いただけます。

実際の操作性を試しながら、管理者はもちろん従業員やクライアントとの相性を確認し、じっくりと吟味できるので、ぜひ一度試してみてくださいね。