動画や写真、文書など、業務では実にさまざまなデータを取り扱います。

それらのコンテンツには、それぞれに用意されたアプリやツール、ファイルで管理してることと思います。取り扱うデータの種類が多いと、それだけ導入するツールも増加するということです。

そして多くのアプリやツールを利用しているために、情報管理がかえって難化し、業務の生産性が落ちてしまうことがあります。

そこでこの記事では、コンテンツ管理において、複数のツール・アプリを利用していても円滑化できるポイントをご紹介します。

更なる業務効率化を目指したい方は、ぜひご一読くださいませ。

社内のコンテンツ管理

社内で使用する文書や写真、動画など（＝コンテンツ）の管理は、2つの観点で重要です。

コンテンツ管理が必要な理由の1つ目。それは、複数人間でのデータ共有をより容易に、より確実にするためです。

コンテンツとは、社員1人のものではありませんよね。
1つの動画や写真、文書を複数人が利用する、分業スタイルを取っている企業が多いと思います。

そのため他者がデータの保存場所を見たときに、必要なものがどこに入っているのか、バージョンはどうなっているのかなどの情報がすぐに分かるようにしておくことが大切です。

2つ目の理由は、”データを探す手間を省くため”です。
作業で新たな資料（コンテンツ）が必要になったときに限って、そのデータが見つからない…。

何度も何度もサーバー内を右往左往してようやく見つけられたが、見過ごせないタイムロスが発生したという経験。これらは、誰しも一度はあるかと思います。

これらの悩みを解決するために、「映像ファイルはここ」「文書ファイルはここ」「管理方法は企画ごと」「流用するときはコピーではなくショートカット作成」などの管理体系を確立し、それに則ったコンテンツ管理が大切です。

社内のコンテンツ管理を円滑化するコツとは？

次に、社内のコンテンツ管理を円滑にするコツを紹介します。

ここでは、「ツール毎に分けたコンテンツを、目的ごとに再収集する」という方法を提案してみたいと思います。

ステップ1.コンテンツを複数のツールにわけて管理する

まずは従来通りの管理方法を徹底しましょう。コンテンツを文書や動画、映像ごとに、導入済みのツールにわけて管理します。この際、ファイル名やフォルダ階層の統一は必須です。

ステップ2.プロジェクトやチームごとにわけて円滑化

ステップ１で管理したコンテンツを、プロジェクトやチームごとに、必要なものだけを取り出した保存場所を作りましょう。

100本ある映像コンテンツのなかから「動画1」を、100枚ある写真から「写真2」だけをコピーまたはショートカット作成し、「プロジェクト名」フォルダに保存するのです。

こうすることで、プロジェクトに必要なものだけをすぐに探し出せるようになります。

ステップ3.社内データと社外データで使用するツールをわける

コンテンツは自社で作成したものだけとは限りません。社外から送付されるものや、社外に送るためのコンテンツもありますよね。

これらのデータを散乱させないために、社内・社外分別用のツールを導入がおすすめです。

上記の3ステップを取り入れることで、情報整理時やコンテンツ検索時に発生するタイムロスの削減になります。

社内データの漏洩防止対策も一緒に

膨大なデータを取り扱うことは、同時に、いかにしてそのコンテンツの機密保守や健全性の保護をするかという点も課題となります。

情報漏洩や不正アクセスは、企業にはもちろん、場合によっては取引先にも悪影響を及ぼしてしまう可能性もあるのです。

そこでコンテンツ管理をするのと同時に、データの漏洩防止の課題も一緒に解決してみてはいかがでしょうか？

また、大切な社内データを外部に漏洩させないために、使用するツールはしっかりと検討しなければなりません。「有名なサービスだから大丈夫だよね」と安易に考えるのではなく、そのサービスの特徴をじゅうぶんに理解した上での選択が大切なのです。

情報漏洩について詳しくは、GmailやOutlookは危険が潜む。日常で起きるメールの情報漏洩とは？をご覧ください。

コンテンツ管理はブラウザでも可能

クラウド型ネットワークストレージサービス「Web-Luck」は、企業さまの大切なデータを守りながら、直感的でわかりやすいコンテンツ管理場所を提供します。

コンテンツファイルのアクセスログを記録し、不正アクセスや持ち出しを厳密に管理します。また、「Web-Luck」は、ブラウザでもご利用いただけます。

それはつまり、すべての社内PCにソフトウェアを新規ダウンロードする必要がないということ。それに加え定期的なバージョンアップや、PC毎のライセンス更新の手間もかかりません。

豊富な保存容量と直感で操作できるデザインで、チームやプロジェクトごとのファイル管理も簡単です。

「Web-Luck」は無料トライアル期間を設けています。操作性やデータ管理の手軽さは、一度実際に体験してみてください。